Produksjonsplanlegging i Gartnerhallen

Regler for levering og fordeling av produksjon til Gartnerhallen SA

Fastsatt av landsstyret i Gartnerhallen SA 19. mai 2016 iht. vedtektenes § 3 Medlemskap og § 5 Leveringsplikt.

1. Målsetting

Formålet med dette regelverket er å bidra til:

  • å styrke Gartnerhallen sin konkurransekraft som samlet produsentgruppe
  • leveringssikkerhet overfor våre kunder
  • et balansert marked og dermed bærekraftig produsentøkonomi
  • forutsigbarhet for produsent mht. tildeling av produksjonsplan

2. Krav

Produsenter som ikke er medlem i Gartnerhallen SA kan tas inn som leverandør for en sesongs varighet dersom eksisterende medlemmer ikke kan dekke planbehovet.

Kravene gjelder for alle medlemmer og leverandører med produksjonsplan til Gartnerhallen SA. Reglene er overordnet regler i andre samarbeidsformer og pakkerier.

  • Alle medlemmer og leverandører i Gartnerhallen SA skal oppfylle den tildelte produksjons- og leveringsplan og/eller leveringskontrakt.
  • Alle medlemmer og leverandører i Gartnerhallen SA skal produsere i henhold til vedtatte produktspesifikasjoner, godkjente kvalitetsprosedyrer og gjeldende KSL standard.
  • Det enkelte medlem/leverandør er pålagt å rapportere til nærmere angitt sted, omfanget av sin produksjon og lagerbeholdning, og ved behov kunne gi Gartnerhallen SA innsyn i foretakets avtaler mht. produksjon, levering og KSL.
  • Alle former for pristilbud skal foretas gjennom Gartnerhallen SA sine etablerte kanaler (SKP og markedsansvarlig).

3. Fordeling av produksjon

Administrasjonen i Gartnerhallen SA er ansvarlig for produksjonsplanleggingen, og det er Gartnerhallen som eier markedsadgangen og planene, jf. Instruks og prosess for produksjonsplanlegging i Gartnerhallen SA.

Medlemmene skal innen angitt frist (15. september), legge inn sine ønsker for produksjon på Gartnerhallens intranettsystem.

  • Medlemmets eksisterende plan er utgangspunkt for fordeling av ledig produksjon
  • Grunnlaget for tildeling av produksjonsplan er at medlemmet er godkjent i henhold til kravene i pkt. 2
  • Dersom medlemmet har mangler i henhold til kravene i pkt. 2 kan Gartnerhallen gjennomføre en avkortning av planen
    Dersom Gartnerhallen SA får økt markedsadgang eller det blir ledig produksjon, kan økt produksjon tildeles medlemmet hvis:

– Medlemmet tidligere har oppfylt kravene i pkt. 2
– Medlemmet viser langsiktighet i planlegging og produksjonsutvikling
– Økt produksjon vil bidra til understøtting av Gartnerhallens konkurransekraft
– Økt produksjon hos medlemmet fører til styrking av lokale dyrkingsmiljøer og/eller pakkerier

  • Ønsker om produksjon av andre kulturer vil normalt prioriteres etter produsenter som kvalifiserer til økning i eksisterende kultur
  • Produsenter som har leveranser til andre aktører av samme produkt som de har produksjonsplan for til Gartnerhallen SA, vil normalt ikke ha førsteprioritet ved økt tildeling av nevnte produkt
  • Dersom Gartnerhallen SA må redusere planene, skal reduksjon i produksjon først skje hos de medlemmer som har

– Manglende oppfylling av kravene i pkt. 2. og produsent kan lastes
– Kvalitetsproblemer/reklamasjoner
– Manglende overholdelse av frister
– Brudd på eller manglende oppfyllelse av offentlige regler
– Undersalg eller salg uten dispensasjon

  • Andre forhold som kan tilleggs vekt ved vurdering av økning eller reduksjon i plan:

Rekruttering
Utviklingen i kunders etterspørsel etter opprinnelsesmerkede produkter

4. Produsentsamarbeid

Samarbeid i ulike former må fremme målsettingen med reglene. Samarbeide skal være mellom aktive produsenter. Samarbeid som leder til at en eller flere produsenter blir «passive» for kortere eller lengre tid godkjennes ikke.

Det er medlemmenes ansvar å søke om godkjenning av Gartnerhallen SA mht. ulike former for samarbeid om å produsere et planvolum. Vurdering av samarbeid følger samme saksgang som ved tildeling av produksjonsplan, mht. saksbehandling, godkjenning og klageadgang. Regionlederne skal være informert om hvilke produsentsamarbeid som er godkjent.

Medlemmer som samarbeider skal være direkte ansvarlig for kostnadene og inntektene i produksjonen knyttet til Gartnerhallen SA, og inneha den økonomiske risikoen for denne produksjonen. De skal selv disponere arealet der produksjonen skjer og de skal stå faglig ansvarlig i forbindelse med planlegging og dokumentasjon av produksjonen.

Ved samarbeid som skaper usikkerhet omkring hvem som er reell produsent av leverte varer, skal administrasjonen innhente redegjørelse om forholdet. Forhold som er i strid med regelverket kan det sanksjoneres mot, avhengig av alvorlighetsgrad.

5. Dispensasjon fra leveringsplikten (jf. vedtektene § 5)

Alle som ønsker salg til andre enn Gartnerhallen SA må søke om dispensasjon. Dispensasjon gis for en sesong om gangen. Søknad legges inn i Gartnerhallens system på intranettet med samme frist som ved innlegging av produksjonsønske. Dispensasjoner må ikke være direkte konkurrerende med planer til Gartnerhallen SA. Når søknaden er ferdigbehandlet, gis medlemmet svar umiddelbart.

Følgende gjelder ved søknad om dispensasjon og permisjon fra leveringsplikten:

  • Ved salg av råvarer til industribearbeiding til andre enn Gartnerhallens samarbeidspartnere skal det søkes dispensasjon. Det skal ikke søkes dispensasjon for leveranser av avrenspoteter fra partier som er planlagt levert via Gartnerhallen SA.
  • Dispensasjon for leveranser av kort varighet til andre mottaksledd – begrunnet ut fra spesielle markedsforhold og overdekning i eget omsetningssystem – behandles løpende av administrasjonen i Gartnerhallen SA.
  • Administrasjonen i Gartnerhallen SA er saksbehandler for dispensasjoner og permisjoner. Behandlingen av og svar på begge skal koordineres med produksjonsplanleggingen.
  • Alle som har fått innvilget dispensasjon skal etter endt sesong legge inn leveringsrapport for dispensert kvantum fordelt på varemottakere.
  • Leveringsrapport legges inn på Gartnerhallens intranett under «Dispensasjonssøknad». Gartnerhallen SA kan be om bekreftet dokumentasjon på pris og volum.

6. Permisjon fra leveringsplikten

Permisjon fra leveringsplikten kan gis ved forhold som gjør at produsenten ikke kan produsere planvolumet.

Permisjon kan søkes for 1 år av gangen. Begrunnet permisjonssøknad legges inn samme sted som dispensasjonssøknad. Frist 15. september. For øvrig vises til vedtektenes § 10.

7. Sanksjoner

Dersom det avdekkes alvorlige brudd på regelverket skal medlemmet få skriftlig melding hvor vedkommende bes komme med en skriftlig redegjørelse innen en nærmere angitt frist.

I tillegg til bestemmelsen i vedtektene § 10, Overtredelse og utestenging, gjelder følgende:

  • Brudd på regler for levering til Gartnerhallen SA, kan medføre reduksjon i produksjonsplanen med 10-100 prosent.
  • Sanksjoner behandles av administrasjonen i Gartnerhallen SA.

8. Søknadsfrister

Søknadsfrist for produksjonsønske, dispensasjon og permisjon for kommende sesong er 15. september.

Søknadsfrist for potet er 1. november.

9. Administrasjon og klage

Tildeling av produksjonsplan foretas av administrasjonen i Gartnerhallen SA. Produksjons- og markedsutvalget (POM) er klageinstans for saker som er behandlet av administrasjonen. Landsstyret i Gartnerhallen SA er ankeinstans for klagevedtak fattet av POM.

Klagefrist er 3 uker fra det tidspunkt vedtak er kjent.

*******************

Instruks og prosess for produksjonsplanlegging i Gartnerhallen SA

Fastsatt av landsstyret i Gartnerhallen SA 19. mai 2016

Administrasjonen i Gartnerhallen SA er ansvarlig for produksjonsplanleggingen. Reglene for levering og tildeling av produksjon skal følges. Videre legger landsstyret til grunn at følgende prinsipper blir fulgt ved produksjonsplanlegging i Gartnerhallen SA:

  • Sette opp en årlig fremdriftsplan med realistiske frister for prosessen.
  • Sørge for at kundene oversender behovstall i god tid før planleggingen starter.
  • Ha kommunikasjon om prosessen med SKP/RKP og regionstyrene.

– SKP har ansvar for at det er dialog med RKP i planleggingsprosessen

  • Innkalle til, og gjennomføre evaluerings-/planleggingsmøter.

– Faste deltakere: Produksjonssjef, SKP, markedssjef, varemottaker.
– Andre deltakere etter behov.

  • På bakgrunn av et behov, utarbeide en liste over produksjonsutvidelser og sette opp prioriteringsrekkefølge.
  • Oversende konklusjoner fra evalueringsmøtene til regionene.

– Tilbakemelding fra regionen skal være skriftlig.
– Tilbakemeldingsfrist settes av administrasjonen.

  • Sende utarbeidede planer på høring i regionene.

Frist for tilbakemelding til administrasjonen er 5 virkedager.

  • Legge ut endelige produksjonsplaner for aksept av produsent.

– Svarfrist 1 uke.
– Eventuelle justeringer/forandringer skal foreligge så snart som mulig.
– Vesentlige endringer mht. gjeldende produksjonsplan skal begrunnes

Prosessen rundt planlegging av produksjon til industri kan avvike fra overnevnte punkter. I de tilfellene der industriregionen (GH Industri) har ansvar for dialogen med industrikundene knyttet til fordeling av kontrakter til industrien, gjelder de generelle reglene for tildeling av produksjon, samt vilkårene om å bidra til at Gartnerhallens mål og strategier oppfylles (jf. pkt 1 i regelverket). Industriregionen skal påse at administrasjonen er involvert i denne dialogen.

Administrasjonen i Gartnerhallen SA kan delegere fordelingen til en produsentterminal. Denne skal i så fall fordele tildelt produksjonsplan, etter det samme regelverket, til deltakende produsenter innen 2 uker etter at produsentterminalen har mottatt grunnlaget for produksjonsplanleggingen.

Fruktprodusentenes produksjonsplan avledes av deres arealregistreringer hos Gartnerhallens samarbeidende fruktpakkeri. Medlemmene er ansvarlig for å registrere sine eksisterende og planlagte plantinger (areal) innen 1. januar.

I produksjoner der kritiske innsatsfaktorer/større investeringer må avklares i god tid og der ordinær tidsplan ikke gir tilstrekkelig planleggingshorisont skal Gartnerhallens administrasjon så langt som mulig sikre kommunikasjon mellom produsent og kunde. Alle medlemmer av relevante kulturer skal ha mulighet til å søke om å være med på den aktuelle investeringen.

*******************

Tilbake til toppen