Fastsatt av styret i Gartnerhallen SA 5.september 2023 i henhold til vedtektenes §3 Medlemskap og §5 Leveringsplikt.

1. Målsetting

Formålet med dette regelverket er å bidra til:

• å styrke Gartnerhallen sin konkurransekraft som samlet produsentgruppe
• leveringssikkerhet overfor våre kunder
• et balansert marked og dermed bærekraftig produsentøkonomi
• forutsigbarhet for produsent mht. tildeling av produksjonsplan
• en robust nasjonal produksjonsstruktur

2. Krav

Ved tildeling av produksjonsplan til Gartnerhallen SA gjelder følgende:

• Alle medlemmer og leverandører (jf. pkt 3) i Gartnerhallen SA skal oppfylle den tildelte produksjons- og leveringsplan og/eller leveringskontrakt. Produksjonen skal skje på arealer medlemmet/leverandøren selv disponerer og drifter.
• Alle medlemmer og leverandører i Gartnerhallen SA skal produsere i henhold til vedtatte produktspesifikasjoner, godkjente kvalitetsprosedyrer og gjeldende KSL standard.
• Det enkelte medlem/ leverandør skal gi Gartnerhallen SA eller våre kunder innsyn i foretakets avtaler mht. produksjon, levering, gjeldende lover, forskrifter og KSL ved revisjoner eller på forespørsel.
• Det enkelte medlem/leverandør er pålagt å rapportere til nærmere angitt sted, omfanget av sin produksjon og lagerbeholdning. Herunder også å rapportere større avvik fra produksjonsplan
• Alle former for pristilbud skal foretas gjennom Gartnerhallen SA sine etablerte kanaler (SKP og administrasjonen).
• Alle medlemmer og leverandører med arbeidsgiveransvar, skal ha gjennomført et obligatorisk arbeidsgiverkurs.

Kravene gjelder for alle medlemmer og leverandører med produksjonsplan til Gartnerhallen SA. Reglene er overordnet regler i andre samarbeidsformer og pakkerier.

Produsenten har ansvar for å oppgi korrekt bankkonto for oppgjør for leverte varer. Det er produsentenes ansvar at bankkonto eies av det foretak som har levert varene og at det avregnes til det foretak som har levert varene. Avvik fra ovennevnte er for produsentens egen regning og risiko.

3. Fordeling av produksjon

Administrasjonen i Gartnerhallen SA er ansvarlig for produksjonsplanleggingen, og det er Gartnerhallen som eier markedsadgangen og planene, jf. Instruks og prosess for produksjonsplanlegging i Gartnerhallen SA.

Fordeling av produksjon har som hensikt å sikre en robust struktur som er knyttet til regionale varebehov og øvrige hensyn. Produksjonsplan tildeles med grunnlag i eiendom og produksjonsapparat, og via det medlem/leverandør som disponerer dette.

Medlemmene skal innen angitt frist (jf. punkt 9), legge inn sine ønsker for produksjon, på Gartnerhallens Min side.

• Medlemmets eksisterende plan er utgangspunkt for fordeling av ledig produksjon.

• Grunnlaget for tildeling av produksjonsplan er at medlemmet er godkjent i henhold til kravene i pkt. 2. Dersom medlemmet har mangler i henhold til kravene i pkt. 2 kan Gartnerhallen gjennomføre en avkortning av planen.

• Dersom Gartnerhallen SA får økt markedsadgang eller det blir ledig produksjon, kan økt produksjon fordeles på medlemmer basert på følgende:

  • Medlemmet følger kravene i pkt. 2.
  • Medlemmet viser langsiktighet i planlegging og produksjonsutvikling.
  • Økt produksjon vil bidra til understøtting av Gartnerhallens konkurransekraft.
  • Økt produksjon hos medlemmet fører til styrking av lokale dyrkingsmiljøer og/eller pakkerier.
  • Medlemskapet er nyopprettet ved generasjonsskifte eller etablert produksjon siste 5 år.

• Ved fordeling av ledig produksjon skal hensynet til rekruttering til næringa og sikring av framtidig produksjon tillegges vekt (jf. pkt 4). Øvrig fordeling av ledig produksjon, skal fordeles til eksisterende produsenter av den aktuelle kulturen, men det skal vurderes aktivt om deler av det økte volumet skal tildeles nye produsenter. Det vil alltid være grunnlag for å vurdere skjønn, og geografiske differensieringer.

• Ønsker om produksjon av andre kulturer vil normalt prioriteres etter produsenter som kvalifiserer til økning i eksisterende kultur.

• Produsenter som har leveranser til andre aktører av samme produkt som de har produksjonsplan for til Gartnerhallen SA, vil normalt ikke ha førsteprioritet ved økt tildeling av nevnte produkt.

• Dersom Gartnerhallen SA må redusere planene i ett eller flere områder, skal reduksjon i produksjon først skje hos produsenter med leverandørstatus, deretter hos de medlemmer som har:

  • manglende oppfylling av kravene i pkt. 2. og produsent kan lastes
  • kvalitetsproblemer/reklamasjoner
  • manglende overholdelse av frister
  • brudd på eller manglende oppfyllelse av offentlige regler
  • undersalg eller salg uten dispensasjon
  • særskilte endringer i plan siste 3 år

Ved ytterligere behov for reduksjoner fordeles denne prosentvis likt på eksisterende produsenter av den aktuelle kulturen. Det vil alltid være grunnlag for å vurdere skjønn og geografiske differensieringer.

Produsenter som ikke er medlem i Gartnerhallen SA kan tas inn som leverandør for en sesongs varighet dersom eksisterende medlemmer ikke kan dekke planbehovet.

Det forutsettes at produksjonsplanene er førende for bestillingsordrene og at eventuelle pakkerier sine kjøp fra produsenter utenfor Gartnerhallen ikke skal gå på bekostning av planlagte leveranser fra Gartnerhallens produsenter.

4. Rekruttering av nye medlemmer

Gitt at det er et tilstrekkelig markedsbehov, og for å sikre tilstrekkelig framtidig produksjonskapasitet og rekruttering til næringa, skal rekruttering av nye medlemmer og produsenter vektlegges ved fordeling av produksjonsplaner.

• Ved pågående generasjonsskifter kan det opprettes et nytt medlemskap for ny generasjon, parallelt med eksisterende medlemskap. Eksisterende plan fordeles på eksisterende og nytt medlem.
• Ved fordeling av ledig produksjon skal hensynet til rekruttering til næringa og sikring av framtidig produksjon tillegges vekt.
• For å imøtekomme spesielle behov fra markedet (f.eks. lokal produksjon og opprinnelsesmerkede produkter), kan det foretas en omfordeling av produksjonsplaner for å rekruttere både nye medlemmer og nye produsenter.
• De generelle Krav (pkt 2) og Fordeling av produksjon (pkt 3), gjelder også ved rekruttering av nye medlemmer.
• Ved overtakelse av eiendom med produksjonsapparat fra et uttredende medlem, skal nytt medlem tas opp med det uttredende medlemmets rettigheter, dersom ikke særlige forhold tilsier annet, jf. vedtektene § 3.
• Ved salg eller annen endring i eierskap av medlemsselskap uten tilhørende produksjonsapparat og eiendom, opphører rettigheter til planfordeling.

5. Produsentsamarbeid

Samarbeid i ulike former må fremme målsettingen med reglene. Samarbeide skal være mellom aktive produsenter, som er medlemmer i Gartnerhallen. Samarbeid som leder til at en eller flere produsenter blir «passive» for kortere eller lengre tid godkjennes ikke. Det er medlemmenes ansvar å søke om godkjenning av Gartnerhallen SA mht. ulike former for samarbeid om å produsere et planvolum. Vurdering av samarbeid følger samme saksgang som ved tildeling av produksjonsplan, mht. saksbehandling, godkjenning og klageadgang. Regionlederne skal være informert om hvilke produsentsamarbeid som er godkjent.

Medlemmer som samarbeider skal være direkte ansvarlig for kostnadene og inntektene i produksjonen knyttet til Gartnerhallen SA, og inneha den økonomiske risikoen for denne produksjonen. De skal selv disponere arealet der produksjonen skjer, og de skal stå faglig ansvarlig i forbindelse med planlegging og dokumentasjon av produksjonen. Ved samarbeid som skaper usikkerhet omkring hvem som er reell produsent av leverte varer, skal administrasjonen innhente redegjørelse om forholdet. Forhold som er i strid med regelverket kan det sanksjoneres mot, avhengig av alvorlighetsgrad.

Ved opprettelse av samarbeid skal det i kommunikasjon til Gartnerhallen fremgå tydelig hvilke planrettigheter som hver part tilfører samarbeidet, og tilsvarende hvordan dette skal tilbakefordeles ved eventuelt opphør av samarbeid. Et produsentsamarbeid beholder ikke rettighetene til en part som avvikler sin produksjon eller på annen måte sin aktive part i det aktuelle samarbeid.

6. Dispensasjon fra leveringsplikten (jf. vedtektene § 5)

Alle som ønsker salg til andre enn Gartnerhallen SA må søke om dispensasjon. Søknad legges inn i Gartnerhallens system på Min side med samme frist som ved innlegging av produksjonsønske. Dispensasjoner må ikke være direkte konkurrerende med planer til Gartnerhallen SA. Når søknaden er ferdigbehandlet, gis medlemmet svar umiddelbart.

En dispensasjon er gjeldende fra den sesongen dispensasjonen er innvilget og frem til søker selv trekker denne eller Gartnerhallen melder opphør av dispensasjon.

Følgende gjelder ved søknad om dispensasjon og permisjon fra leveringsplikten:

• Ved salg av råvarer til industribearbeiding til andre enn Gartnerhallens samarbeidspartnere skal det søkes dispensasjon. Det skal ikke søkes dispensasjon for leveranser av avrenspoteter fra partier som er planlagt levert via Gartnerhallen SA.
• Dispensasjon for leveranser av kort varighet til andre mottaksledd – begrunnet ut fra spesielle markedsforhold og overdekning i eget omsetningssystem – behandles løpende av administrasjonen i Gartnerhallen SA.
• Administrasjonen i Gartnerhallen SA er saksbehandler for dispensasjoner og permisjoner. Behandlingen av og svar på begge skal koordineres med produksjonsplanleggingen.
• Alle som har fått innvilget dispensasjon skal etter endt sesong legge inn leveringsrapport for dispensert kvantum fordelt på varemottakere.
• Leveringsrapport legges inn på Gartnerhallens Min side. Gartnerhallen SA kan be om bekreftet dokumentasjon på pris og volum.
• Gartnerhallens administrasjon gjennomfører årlig en revidering av gjeldende dispensasjoner. Grunnlaget for vurdering er sikring av volum og kvalitet i gjeldende planer. Hvor en dispensasjon direkte negativt påvirker leveranse og/eller kvalitet på plan i Gartnerhallen kan det meldes opphør av dispensasjon. Opphør skal skriftlig meldes til gjeldende produsent minimum 6 måneder før oppstart planperiode, og senest 1. november for påfølgende sesong.

7. Permisjon fra leveringsplikten

Permisjon fra leveringsplikten kan gis ved forhold som gjør at produsenten ikke kan produsere planvolumet. En permisjonssøknad skal være begrunnet i forhold som har vært utenfor produsentens kontroll. Det skal betales ordinær medlemskontingent i perioden vedkommende foretaket har permisjon fra leveringsplikten.

Permisjon kan søkes for 1 år. Begrunnet permisjonssøknad legges inn samme sted som dispensasjonssøknad. For øvrig vises til vedtektenes §8. Dersom produksjonsønsker ikke registreres innen gjeldende frist for sesong etter permisjonsperiode fordeles plan til øvrige medlemmer i henhold til pkt. 3. For permisjoner utover 1 år/sesong må det fremlegges konkrete forhold som direkte forårsaker flerårig permisjonsbehov med opprinnelig søknad.

8. Sanksjoner

Dersom det avdekkes alvorlige brudd på regelverket, skal medlemmet få skriftlig melding hvor vedkommende bes komme med en skriftlig redegjørelse innen en nærmere angitt frist.

I tillegg til bestemmelsen i vedtektene § 8, Overtredelse og utestenging, gjelder følgende:

• Brudd på regler for levering til Gartnerhallen SA, kan medføre reduksjon i produksjonsplanen med 10–100 prosent.
• Alternativt kan Gartnerhallen ilegge et medlem en økonomisk sanksjon for bevisste og gjentatte brudd av Gartnerhallens regelverk for kvalitet, leveranse og produksjonsplan. Beløpets størrelse vurderes i forhold til bruddets alvorlighetsgrad og omfang, med utgangspunkt i 2 beløpsgrenser: 30.000 kr og 60.000 kr (eks mva). Økonomisk sanksjon skal varsles 10 dager før iverksettelse.
• For produsenter med leveranse til Gartnerhallen, som har arbeidsgiveransvar og som ikke har gjennomført arbeidsgiverkurs innen årsskiftet, vil plan og leveranse bli tatt opp til vurdering for neste planperiode.
• Sanksjoner i form av planreduksjon behandles av administrasjonen i Gartnerhallen SA, mens økonomiske sanksjoner avgjøres av POM med styret som klageinstans.

Det kan gjennomføres umiddelbar varestopp fra medlem ved følgende avvik i sesong:

• Avdekket alvorlig brudd på arbeidsmiljølov, lovverk for matproduksjon e.l.
• Manglende egenrevisjon KSL eller avvik i KSL som ikke lukkes innen fristen.
• Avvik i eller manglende analyser på vanningsvann/vaskevann eller produkt.
• Øvrige forhold eller hendelser som direkte kan svekke omdømme for grøntnæringen, Gartnerhallen eller øvrig verdikjede.

9. Søknadsfrister

Søknadsfrist for produksjonsønske, dispensasjon og permisjon for kommende sesong er:

• Veksthusproduksjon: 15. september.
• Poteter, frilandsgrønnsaker og bær: 1. november
• Frist for oppdatering av Fruktklienten og oversending av plansøknad for frukt: 1. februar i produksjonsåret.

10. Administrasjon og klage

Tildeling av produksjonsplan foretas av administrasjonen i Gartnerhallen SA. Produksjons- og markedsutvalget (POM) er klageinstans for saker som er behandlet av administrasjonen. Styret i Gartnerhallen SA er ankeinstans for klagevedtak fattet av POM.

Klagefrist er 3 uker fra det tidspunkt vedtak er kjent.

• Les også: Instruks og prosess for produksjonsplanlegging i Gartnerhallen SA

Les også: Gartnerhallens etiske retningslinjer