I Gartnerhallen behandler vi personopplysninger om våre ansatte, medlemmer/eiere, kunder og andre som er i kontakt med Gartnerhallen, enten på nett eller fysisk.

I denne erklæringen forteller vi hva slags personopplysninger vi behandler, for hvilke formål og hvordan vi oppbevarer dem. Her finnes også informasjon om hvilke rettigheter de som er registrert med sine personopplysninger hos oss har, og hvordan man gjør bruk av disse rettighetene.

Vi behandler alltid opplysningene konfidensielt og gir dem ikke videre til samarbeidspartnere eller andre. Vi gjør vårt ytterste for å sørge for at personopplysninger behandles forsvarlig og i tråd med gjeldende regelverk. Vi forsikrer oss om at våre leverandører også gjør det samme.

Gartnerhallen er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger.

Kontaktinformasjon for henvendelser om personvern finner du til slutt i denne erklæringen.

Nedenfor gir vi en beskrivelse av de hovedkategorier av personopplysninger vi behandler, og for hvilke formål.

Opplysninger om Gartnerhallen eiere/medlemmer

Gartnerhallen behandler personopplysninger om medlemmer/eiere. Slike opplysninger vil i hovedsak være navn, adresse, kontaktinformasjon, kjønn, alder, nasjonalitet, personnummer og kontonummer. I tillegg vil informasjonen kunne omfatte finansielle opplysninger knyttet til medlemmets/eierens virksomhet og produksjon.

Det overordnede formålet med denne behandlingen er å gjøre Gartnerhallen i stand til å oppfylle sine forpliktelser (omsetting av frukt, bær, grønnsaker og potet) overfor disse eierne/medlemmene.

Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen av personopplysninger er personvernforordningen artikkel 6, 1 bokstav b, c og e. Av disse bestemmelsene følger det at Gartnerhallen kan behandle personopplysninger som er nødvendige for å oppfylle de kontraktsmessige forpliktelser Gartnerhallen har overfor sine medlemmer/eiere, og for at Gartnerhallen kan oppfylle sine rettslige forpliktelser knyttet til rapportering til myndigheter etc.

Gartnerhallen sender ut nyhetsbrev cirka 2-4 ganger per måned via e-post. For at vi skal kunne sende e-post må du registrere en e-postadresse. Mailchimp er databehandler for nyhetsbrevet. E-postadressen lagres i en egen database, deles ikke med andre og slettes når du sier opp abonnementet.

Kunde- og leverandøropplysninger

Gartnerhallen behandler personopplysninger i forbindelse med oppfølging av kunder og leverandører. Disse er i all hovedsak bedrifter, og personopplysningene som behandles vil være navn og kontaktinformasjon for ansatte i disse bedriftene. Formålet med denne behandlingen av personopplysninger er å ivareta og følge opp Gartnerhallens kunde- og leverandørforpliktelser. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen artikkel 6, 1 bokstav b, hvor behandling av personopplysninger vil være nødvendig for enten å oppfylle en kontrakt med den registrerte eller for å utføre gjøremål etter ønske fra den registrerte.

Beredskap og mattrygghet

I forbindelse med beredskapssaker, for eksempel sykdomsutbrudd, bakterier og skader osv. vil det kunne være nødvendig for Gartnerhallen å behandle personopplysninger til den eller de som er rammet av et slikt utbrudd. Dette vil kunne være navn, adresse, telefonnummer og sporinginformasjon om produktet. Opplysningene vil bli slettet når dette formålet er nådd.

Opplysninger om ansatte

Gartnerhallen behandler personopplysninger om sine ansatte og innleide for å administrere lønn og personalansvar, samt tilgangsstyring i lokaler og IT-systemer. For disse formål registreres opplysninger som navn, fødselsdato, personnummer, adresse, epost, telefonnummer, pårørende, kjønn, nasjonalitet og kontonummer. Rettslig grunnlag for behandlingen er personvernforordningen artikkel 6, 1 bokstav b, c og f. I tillegg registreres helseopplysninger knyttet til fravær, arbeidsulykker og behov for tilrettelegging på arbeidsplassen. Rettslig grunnlag for disse behandlingene er personvernforordningen artikkel 9, 2 bokstav b.

Gartnerhallen behandler også personopplysninger gjennom rekrutteringsbyrå. Vi gjør vårt ytterste for å sørge for at personopplysninger behandles forsvarlig og i tråd med gjeldende regelverk. Vi forsikrer oss om at våre leverandører også gjør det samme blant annet gjennom skriftlig databehandleravtale. Formålet med behandlingen er rekruttering, og det rettslige grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen artikkel 6,1 bokstav a og b. Søknader slettes 6 måneder etter at ansettelsesprosessen er ferdigstilt, med mindre annet er avtalt.

Datanettverk og kommunikasjon

Gartnerhallen behandler personopplysninger som ledd i forvaltningen av sine data- og kommunikasjonsnettverk. Systemer og nettverk overvåkes i tråd med gjeldende regelverk for å avdekke mulige sikkerhetsbrudd og uønskede hendelser. Opplysninger som lagres er IP-adresse, e-postadresse, brukernavn og passord. Behandlingen er hjemlet i personvernforordningen artikkel 6, 1 bokstav f, basert på en vurdering av at slik behandling er nødvendig for å oppnå formålet, og at Gartnerhallens interesse i å ivareta sikkerheten for systemene, overstiger hensynet til den enkeltes personvern. Personvernulempen for den enkelte er vurdert som liten, gitt at det i all hovedsak er trafikkdata som logges, ikke gjennomgang av enkeltopplysninger.

Informasjonskapsler og webanalyse Gartnerhallen benytter informasjonskapsler for å bedre brukeropplevelsen på nettstedene (gartnerhallen.no og medlem.gartnerhallen.no). En informasjonskapsel er en liten tekstfil som lagres på datamaskinen når du besøker og navigerer på nettstedet. De fleste nettlesere er innstilt slik at de automatisk godkjenner bruken av informasjonskapsler. Dersom du ikke ønsker dette, må du endre innstillingene i nettleseren din. Hvis du deaktiverer informasjonskapslene, vil det kunne føre til at funksjonaliteten på nettstedet blir begrenset.

Vi benytter analyseverktøyene Google Analytics til å analysere trafikken på Gartnerhallens nettsteder. Informasjonen som samles inn behandles av Google og Facebook i tråd med deres retningslinjer for personvern. Det er frivillig for de som besøker Gartnerhallens nettsteder om de ønsker å oppgi personopplysninger, eller ikke.

Lagring og utlevering

Personopplysningene som Gartnerhallen behandler lagres primært på servere hos Gartnerhallen og Gartnerhallens tjenesteleverandører. Vi gjør vårt ytterste for å sørge for at personopplysninger behandles forsvarlig og i tråd med gjeldende regelverk. Vi forsikrer oss om at våre leverandører også gjør det samme blant annet gjennom skriftlig databehandleravtale.

Databehandlere

Gartnerhallen benytter eksterne tjenesteleverandører for ulike deler av virksomheten. Når slike tjenesteleverandører behandler personopplysninger på vegne av Gartnerhallen, gjøres det basert på en skriftlig databehandleravtale som regulerer behandlingsoppdraget.

Sletterutiner

Gartnerhallen har utarbeidet rutiner som skal sikre at personopplysninger slettes når formålet opplysningene var innhentet for, er oppfylt. Det er definert standardiserte nivåer for lagringstid, som er innarbeidet for alle typer behandling av personopplysninger i Gartnerhallen.

Rettigheter

Personer som er registrerte i systemene til Gartnerhallen har rett til innsyn i egne opplysninger. Dersom personopplysningene er feil eller ufullstendige, eller dersom Gartnerhallen behandler personopplysninger de ikke har lov til, kan den registrerte kreve at slike opplysninger rettes, slettes eller suppleres. Slike henvendelser behandles innen 30 dager etter at henvendelsen er mottatt.

Kontaktinformasjon for henvendelser om personvern finner du nederst i denne erklæringen.

Kontakt for spørsmål og henvendelser om personvern Har du spørsmål knyttet til denne personvernerklæringen eller hvordan vi behandler personopplysninger, kan du kontakte Gartnerhallen på e-post personvern@gartnerhallen.no

Her kan du også henvende deg dersom du ønsker innsyn i opplysninger som Gartnerhallen har registrert om deg. Dersom du mener at vi behandler personopplysninger i strid med lovverket kan du rette en klage til Datatilsynet (post@datatilsynet.no). Ta gjerne kontakt med oss i forkant slik at vi kan gi deg svar og oppklare eventuelle misforståelser.